Obieg faktur, odbywający się w tradycyjny sposób to kosztowny proces dla organizacji. Zależnie od wielkości firmy i ilości transakcji obieg dokumentów może pozostać pod pełną kontrolą przez długi czas. Jakkolwiek wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa oraz procesów, zarówno specyficzny proces obiegu faktur, jak i całościowy obieg dokumentów, może stać się źródłem wielu wyzwań dla pracowników.
W tradycyjnym obiegu dokumenty mogą łatwo zaginąć, zostać pomylone, czy też pozostawione pod stertą innych papierów, a następnie zapomniane. W przypadku faktur często powstają ich duplikaty, a ta sama faktura jest opłacana dwukrotnie. Na przykład, gdy jedna kopia przychodzi drogą pocztową, a druga elektroniczną. Nawet jeśli zostanie ona wychwycona na czas, to mimo wszystko, często stanie się to po rozpoczęciu procesu akceptacji, który angażuje nawet kilka osób przed dojściem do ostatniego kroku — płatności. Z drugiej strony, podczas opłacania faktur, lub przepisywania danych łatwo jest popełnić błąd, na przykład, postawić przecinek w złym miejscu, lub wpisać dodatkowe zero. Kolejnym argumentem przeciw tradycyjnemu obiegu faktur, jest również wynikający z powyższych punktów czas ich akceptacji. Przenoszenie faktur z biurka na biurko i wymaganie wielostopniowego zatwierdzenia podczas nieobecności niektórych z pracowników, również może być kosztowne dla organizacji.
Firmy, które zdecydują się wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, szybko zauważą, jak korzystna była ich decyzja. Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje przede wszystkim ryzyko popełnienia błędu oraz skraca proces wielostopniowej akceptacji i weryfikacji danych. Co za tym idzie, sprawia, że praca staje się coraz bardziej efektywna.
Aby osiągnąć maksimum korzyści ze wdrożenia systemu, należy przede wszystkim dogłębnie przeanalizować dostępne na rynku rozwiązania oraz potrzeby firmy. Jeśli jedynym procesem, który firma chce zautomatyzować, jest obieg faktur, to faktycznie na rynku znajdą się systemy odpowiedzialne jedynie za ten proces. Jakkolwiek ważne jest obiektywne spojrzenie na rozwój i przyszłe plany firmy. Być może w przyszłości nadejdzie potrzeba postępu w digitalizacji firmy i objęcie systemem innych procesów. Dlatego warto przeanalizować bardziej rozbudowane systemy, które swoim zakresem działania obejmują więcej niż tylko obieg dokumentów.
